Une réalisation Agify
Préparer un devis prenait 10 à 20 heures de travail. Désormais, l’agent travaille environ 20 minutes, puis un expert consacre 1 à 2 heures à la relecture. Voici comment nous avons construit cet assistant pour une entreprise pharmaceutique française.
Découvrir la réalisationL’assistant devis
Il prépare le document. L’équipe garde le dernier mot.
Conçu pour les devis de cette entreprise
01 · Le projet en bref
Notre client est une grande entreprise installée en France. Elle fabrique des composants pharmaceutiques destinés aux médicaments. Avant de répondre à une demande, ses spécialistes doivent comprendre ce qu’il faut fabriquer, comment le faire et quelles contraintes respecter. Le devis est le résultat de ce travail. Agify a créé un assistant qui prépare ce document à leur place, jusqu’au moment où un expert le relit et le valide.
Comment préparer le devis beaucoup plus vite, sans laisser l’IA prendre la décision finale ?
02 · Le travail avant
Les équipes préparaient tout à la main. Elles devaient comprendre la demande, réunir les bonnes informations et utiliser leurs connaissances pour construire le devis. Cela demandait de croiser des compétences en biologie moléculaire, en composants pharmaceutiques et en méthodes de fabrication. Il fallait comprendre des compositions moléculaires complexes et leurs contraintes. Peu de personnes réunissent toutes ces connaissances. Une personne capable de bien écrire ne pouvait pas faire ce travail sans connaître le métier. Une IA généraliste non plus.
Étape 1
L’équipe prend connaissance du dossier et du travail demandé.
Étape 2
Les spécialistes réunissent les informations et appliquent leur savoir-faire.
Étape 3
Ils préparent le document à la main, avec les éléments nécessaires.
Étape 4
Un expert contrôle le document avant de donner son accord.
03 · Comprendre le métier
Avant de créer l’outil, nous avons travaillé avec les équipes. Nous avons décrit leurs étapes, regardé les informations utilisées et mesuré le temps passé. C’est ce travail d’observation, appelé audit, qui a servi de point de départ. Au lieu d’imaginer le métier depuis l’extérieur, nous sommes partis de la façon dont les collaborateurs préparaient réellement leurs devis.
Cet exemple illustre une règle que l’audit pourrait faire apparaître. Il ne s’agit pas d’un extrait du livrable client.
04 · Ce que fait l’outil
Nous avons créé un outil sur mesure à partir du travail décrit avec l’équipe. Les anciens devis ont servi à entraîner le modèle sur les bonnes méthodes et les bons éléments, à partir d’exemples concrets. Ils constituent aussi une base de connaissances que l’assistant consulte et réutilise pour préparer ses réponses. C’est comme expliquer une tâche à un nouveau collègue : on lui montre des dossiers déjà traités, on lui explique les choix, puis on vérifie ce qu’il produit. L’ERP, le logiciel de gestion de l’entreprise, a ensuite été connecté à l’assistant pour intégrer la préparation du devis au travail habituel des équipes.
Étape 1
L’outil reçoit les informations nécessaires à la préparation du devis.
Étape 2
Il utilise le fonctionnement défini avec les équipes et adapté à leurs devis.
Étape 3
Il prépare une proposition et la présente pour relecture.
Étape 4
L’expert contrôle le résultat et conserve la décision finale.
Les anciens devis ont joué deux rôles : entraîner le modèle avec des exemples de bonnes méthodes et former une base de connaissances à consulter. L’assistant peut ainsi réutiliser les éléments utiles des dossiers déjà traités.
Il fallait préparer des devis portant sur des compositions moléculaires complexes. Obtenir des documents utilisables dans ce métier exigeant montre la qualité de l’entraînement réalisé à partir du savoir des spécialistes.
L’ERP de l’entreprise a été connecté à l’assistant. La préparation des devis s’intègre ainsi aux outils que les équipes utilisent déjà.
L’outil prépare le devis. Il ne reçoit pas le pouvoir d’engager seul l’entreprise : un humain doit encore donner son accord.
05 · Vérifier sur le terrain
Deux conditions étaient indispensables : garder la maîtrise des informations confidentielles et obtenir des devis utiles aux équipes. Les services externes envisagés, comme Gemini ou ceux d’Anthropic, ne répondaient pas aux contraintes retenues pour ce projet. Nous avons donc choisi des modèles d’IA open source, que l’on peut installer et adapter dans l’environnement choisi, hébergés en France chez Scaleway, partenaire d’Agify.
Les contraintes de confidentialité ont guidé le choix de l’hébergement dès le départ. Installer l’outil en France répond à une partie du besoin ; il faut aussi maîtriser les accès et le trajet des informations.
Les documents produits ont été examinés pour vérifier qu’ils répondaient aux attentes des spécialistes. Dans ce domaine, la qualité du résultat dépend autant des méthodes apprises que de la pertinence des éléments pharmaceutiques repris dans le devis.
Pendant 40 jours, nous avons suivi les améliorations et les retours des équipes pour ajuster l’outil à leur utilisation pratique. L’objectif était qu’il corresponde au travail quotidien, aux habitudes des collaborateurs et aux difficultés rencontrées sur les dossiers.
L’assistant fonctionne dans l’entreprise, connecté à son ERP et capable de préparer les devis prévus. Les experts conservent la relecture et la validation finale.
06 · Ce qui a changé
Avant, un devis demandait 10 à 20 heures de travail humain. Désormais, l’agent prépare le document en environ 20 minutes. Un expert consacre ensuite 1 à 2 heures à le relire et à le valider. Le travail n’est donc pas entièrement automatique, mais le temps mobilisé chez les spécialistes passe bien de 10 à 20 heures à 1 à 2 heures.
| Ce qu’on regarde | Avant | Avec l’assistant | Ce que cela signifie |
|---|---|---|---|
| Travail humain par devis | 10 à 20 heures de travail | 1 à 2 heures de relecture | Les spécialistes se concentrent sur la vérification et la validation du document préparé. |
| Préparation par l’agent | Préparation manuelle par les équipes | Environ 20 minutes de travail de l’agent | Ce temps s’ajoute aux 1 à 2 heures de relecture humaine. |
| Validation finale | Un expert vérifie le devis | Un expert vérifie toujours le devis | L’assistant prépare une proposition ; il ne prend pas seul la décision finale. |
| Utilisation dans l’entreprise | Préparation entièrement manuelle | Assistant connecté à l’ERP | 40 jours de suivi des améliorations pour ajuster l’outil à l’usage pratique des équipes. |
07 · Les étapes et le coût
Le projet s’est déroulé en deux grandes étapes : comprendre la préparation des devis, puis construire l’assistant correspondant. Le suivi des améliorations s’est ensuite poursuivi pendant 40 jours pour s’assurer que l’outil corresponde à l’utilisation pratique des équipes.
L’audit et la création de l’assistant représentent 11 900 € TTC au total. Ces montants correspondent au périmètre de ce projet.
08 · Ce qu’on en retient
Ce projet a réuni plusieurs ingrédients : le savoir des collaborateurs, leurs anciens devis, un outil créé pour leur besoin et un hébergement choisi selon leurs contraintes. La rapidité ne vient pas seulement de l’IA. Elle vient de l’ensemble du travail réalisé autour d’elle, jusqu’à son utilisation dans l’entreprise.
Les règles utiles ne sont pas toutes écrites dans un manuel. Observer les spécialistes permet de comprendre les décisions qu’ils prennent et les difficultés qu’ils rencontrent.
Les anciens devis montrent des exemples concrets de réponses attendues. Ils donnent une base bien plus utile qu’une consigne générale comme « fais-moi un bon devis ».
Le lieu où l’outil fonctionne et les informations qu’on lui confie doivent être choisis avant de commencer à l’utiliser.
Une réponse bien présentée peut donner confiance trop vite. La validation finale reste un vrai travail, même quand la préparation devient rapide.
L’outil prépare le travail. L’expert peut se concentrer sur ce qui mérite son jugement.
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